Anotações da Reunião
Implementação do Novo Dashboard de Eventos
- Um novo dashboard de eventos será implantado para substituir o sistema "Integra", centralizando a entrada de briefings, status de concorrências e controle de processos, sendo descrito como uma versão melhorada do Integra.
- O uso oficial começará em 1º de março, data em que o sistema Integra será desativado. Após essa data, os times de gerentes e comercial serão treinados.
- O objetivo é aumentar o controle e a eficiência. Supervisores terão visibilidade total sobre as atividades de suas equipes, incluindo o status de cada tarefa.
Funcionalidades e Processos do Novo Dashboard
- Demonstração:
  - A Tela Principal (Visão Kanban) exibirá colunas para "briefing", "concorrência", "em andamento", "finalizados" e "cancelados".
  - Uma Visão de Lista alternativa permitirá visualizar status, pipeline, datas e budget, com colunas e cards personalizáveis.
  - Os Detalhes do Card mostrarão informações como nome do evento, ID, cliente, datas e budget.
- Processo de Criação de Briefing: O time comercial iniciará o processo cadastrando um novo briefing. Após ser salvo, um ID é gerado automaticamente. O sistema permitirá anexar múltiplos arquivos ao briefing.
- Definição e Direcionamento: Discutiu-se a necessidade de especificar a área (ex: "Produção e Criação", "Logística") no briefing para direcionar corretamente as solicitações. A supervisão fará o direcionamento, mas o campo ajudará a filtrar as tarefas.
- Gestão de Eventos: Ao atender um briefing, o usuário preencherá campos como tipo de evento, localização (buscada via API do Google Maps), budget, tipo de Fee e necessidades (hospedagem, aéreo). O sistema permite anexar arquivos na proposta, útil para consultas futuras. O status do evento pode ser alterado no pipeline (ex: de 10% para 100% ganho).
- Cadastro de Clientes: Discutiu-se que o comercial deveria cadastrar novos clientes, pois detém as informações iniciais. O sistema facilita o processo, buscando dados da empresa pelo CNPJ e exigindo apenas a adição do contato do solicitante.
- Perfis e Notificações: O sistema possui perfis de "Admin", "Comercial" e "Operação". Será necessário subdividir o perfil "Operação" (logística, produção). Foi solicitada a implementação de notificações por e-mail para novos briefings.
Funcionalidades Futuras e Potenciais de Negócio
- Portal do Cliente: Discutiu-se a criação de um link para que clientes submetam seus briefings diretamente, o que seria um diferencial de venda e permitiria o acompanhamento online do status dos eventos.
- Integração com RSVP: Em uma fase futura, o sistema poderia gerenciar o RSVP, eliminando o custo atual com sistemas externos (R$ 6,00 a R$ 6,50 por pessoa).
- Medição de Desempenho: A estrutura permitirá a criação de dashboards para visualizar a produção e a rentabilidade de cada unidade de negócio (ex: viagens, produção, logística).
- Novas Fontes de Receita: Foi discutido o potencial de desenvolver uma plataforma de vendas similar à do Integra, que cobra uma taxa de 6% sobre as transações.
- Melhorias Solicitadas: Pediu-se o desenvolvimento de um log (timeline) para cada evento e a inclusão de campos para "Condições de Pagamento" e "Descrição de Faturamento" no cadastro do cliente.